Der Alltag einer Admin Mitarbeiterin

Es ist ein Mittwochmorgen, ich sitze im Zug nach Bern und schaue im Kalender, was heute so ansteht. Keine Meetings, das kommt mir gelegen, denn die wiederkehrenden Rechnungen stehen zum Versand an.

Im Büro angekommen gibt's einen kurzen Schwatz mit meinen Arbeitskolleginnen, denn Mittwochvormittag ist der einzige Halbtag, an dem das ganze Admin-Team gemeinsam anwesend ist.

Nun geht's los...
Eigentlich wollte ich mich gerade am PC einloggen, da klingelt es an der Eingangstüre. Kurzer Blick zur Kollegin, die dabei ist die Türe zu öffnen. Ich sehe, da kommt die Lieferung mit Büromaterial und so einiges für unsere Kaffee-Ecke. Also packen wir alle mit an um die Ware an den entsprechenden Orten einzuräumen.

So, nun aber hinter die Rechnungen, denn das sind so einige. Alle Anpassungen sind gemacht und die Rechnungen sind zum Druck bereit. Doch irgendwie scheint der Drucker nicht zu drucken. Kurz nachgeschaut, ah kein Papier, da hat wohl wieder irgendjemand die Meldung auf dem Display gekonnt ignoriert. Also nachfüllen und weiter geht's.

Zurück am Arbeitsplatz klingelt das Telefon. Eine Support-Anfrage, kurz weitergeleitet und nun geht's an die Sortierung der Rechnungen für die jeweiligen Versände per Mail, Post etc.

Zwischendurch einen rascher Blick auf meine E-Mails. Oh, da kam noch ein grösserer Ressourcen-Change rein. Rechnung wieder aus dem Stapel suchen und den Change entsprechend verarbeiten, damit die Rechnung korrekt versendet wird. Blick auf die Uhr, wo ist den die Zeit heute wieder hin. Ich möchte den Versand der Rechnungen heute noch abschliessen. Also packen alle mit an und übernehmen nach kurzer Absprache einen Teil der Arbeit. Nun ist es bereits wieder nach Fünf, der Kopf glüht, aber ich bin zufrieden, dass wir alles geschafft haben.

Da unsere Arbeitstage meistens nur grob planbar sind und immer wieder Unterbrechungen durch Telefonate oder interne Anfragen dazwischen kommen, braucht es eine grosse Flexibilität und ein starkes Team. Genau dies trifft auf unsere Administration zu. Jede einzelne liebt ihren Job mit allen Facetten.

Christine Kaufmann

Leiterin Administration & Finanzen | Mitglied der Geschäftsleitung